jeudi 10 mai 2012

Organiser un évènement à l'ère 2.0 - 2e partie

Voir la 1re partie de ce billet ici. 
Résumé : ces deux textes compilent les idées et conseils de deux organisateurs d'évènements de type 2.0, Mathieu Laferrière et Adrien O'Leary. Plusieurs de ces éléments sont également applicables à d'autres types d'évènements, comme les partys de bureau.

Outil : Eventbrite
Après avoir pensé à Facebook, Mathieu a ensuite plutôt utilisé Linkedin, et Eventbrite, un site spécialisé dans la gestion d'inscriptions à des évènements. Cet outil permet de garder efficacement le contact avec les participants, passés ou potentiels. Adrien mentionne qu'il n'envoie pas toujours les réponses automatiques générées par Eventbrite, il préfère les personnaliser pour susciter l'intérêt et créer plus d'impact. Il invite également les gens qui se sont inscrits à en parler autour d'eux, sur Linkedin par exemple. Lorsque l'évènement est payant, l'outil permet également de proposer un tarif préférentiel pour ceux qui s'inscrivent plus tôt.

Outil : MailChimp
Adrien utilise également Mailchimp un outil internet qui permet les envois de masse, par exemple pour communiquer les prochains évènements à ceux qui ont déjà participé. Celui-ci permet de personnaliser les messages selon les destinataires : ceux qui ont déjà participé, les membres d'une certains communauté ou occupant une certaine fonction, etc.

Partenaires
Le cachet de l'endroit, la nourriture, tout est bon ce qui peut contribuer à ce que les gens se sentent bien et parfois en parlent sur internet. L'organisateur a tout intérêt à demander de l'aide, de l'argent ou autre participation selon l'évènement, pour offrir une expérience plus poussée aux participants. Les partenaires sont prêts à aider financièrement pour l'exclusivité, la visibilité, sentir ou montrer qu'ils contribuent à une expérience particulière, être associé à une tendance ou un groupe, ou même pouvoir s'en servir comme "focus group" géant.
Même pour un party en entreprise, si tous vos employés sont jeunes, un assureur pourrait vouloir présenter son assurance "moins de 30 ans" et faire tirer une voiture parmi les participants, ce qui marque l'imagination. Dans une conférence 2.0, la possibilité de tester un nouveau concept, une idée, un nouveau service auprès d'un public choisi peut valoir de l'or.

Plus facilement, les partenaires peuvent aussi offrir temps ou produits, parfois pour obtenir des billets gratuits ou autre avantage peu coûteux. La tendance est à la simplicité, et dans le milieu des technologies, les organisateurs peuvent demander à travailleurs autonomes des 10$ et 50$ en échange d'un nom sur le blogue. Ils peuvent aussi dire aux participants : "si vous arrivez tôt, vous allez aider". Et ça marche!

Autres éléments
Nos deux présentateurs comptent un délai d'environ 6 semaines entre l'invitation et l'évènement, et annoncent toujours quand aura lieu le suivant durant celui en cours. Leurs clients sont à 50% des travailleurs autonomes et à 50% des PME. Mathieu rappelle que l'évènement ne devrait pas être uniquement tributaire des organisateurs, et "surveille les sourires" pour vérifier la satisfaction des gens lors de l'évènement. Il rappelle aussi de demander aux gens les sujets qu'ils voudraient aborder.

L'élément clé
Les deux organisateurs nous le rappellent, l'important c'est le plaisir ! Que ce soit pour les participants pour qu'ils reviennent au prochain, ou pour les organisateurs, parce que ça prend des passionnés pour créer des évènements au contenu et au contenant intéressants.

Ne manquez pas la source de tout ceci : TruMontreal, la non conférence sur le recrutement 2.0 qui aura lieu le 16 octobre prochain à Montréal.

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